La facturación electrónica obligatoria entre empresas obliga a revisar programas de facturación, procesos internos y plazos de conservación. Repasamos qué debe hacer una pyme para llegar a tiempo.
A quién afecta
La obligación alcanza a las relaciones comerciales entre empresas y profesionales, con independencia de su tamaño. Es decir, no es una cuestión reservada a las grandes compañías: cualquier sociedad o autónomo que facture a otra empresa acabará dentro del sistema.
El calendario de entrada en vigor se ha escalonado en función de la facturación anual, de modo que las compañías de mayor tamaño se incorporan antes. Conviene confirmar en qué tramo se encuentra tu empresa, porque de ello depende el margen real de preparación.
Qué hay que revisar antes
El primer punto es el programa de facturación. Debe ser capaz de emitir y recibir facturas en un formato estructurado válido, y no simplemente generar un PDF. Muchos programas de gestión ya lo contemplan, pero es habitual que la funcionalidad esté sin activar o requiera una actualización de licencia.
El segundo es el circuito interno. Hay que definir quién emite, quién valida y quién archiva, y asegurarse de que los estados de la factura (aceptada, rechazada, pagada) se registran correctamente, ya que forman parte de la información que debe reportarse.
El tercero es la conservación. Las facturas electrónicas deben poder recuperarse íntegras y legibles durante todo el plazo de prescripción, lo que en la práctica exige una política de copias de seguridad que no dependa de un único equipo o de una carpeta local.
Los errores que más problemas generan
El más frecuente es dar por hecho que la gestoría se ocupa de todo. La obligación de emitir en formato electrónico recae sobre la empresa emisora, no sobre su asesor, y un retraso en la adaptación del software es responsabilidad del propio negocio.
También es habitual descuidar los datos maestros de clientes y proveedores. Un NIF mal grabado o una razón social desactualizada, que hasta ahora se corregía sin más, puede provocar el rechazo automático de la factura.
Nuestra recomendación
Recomendamos hacer una prueba real antes de que la obligación sea exigible: emitir y recibir facturas electrónicas con un par de clientes y proveedores habituales, y comprobar que el circuito completo funciona de principio a fin.
Si quieres que revisemos tu situación concreta, escríbenos y analizamos contigo el calendario que te aplica y los ajustes necesarios en tu sistema de facturación.
