La facturació electrònica obligatòria entre empreses obliga a revisar programes de facturació, processos interns i terminis de conservació. Repassem què ha de fer una pime per arribar a temps.
A qui afecta
L’obligació abasta les relacions comercials entre empreses i professionals, amb independència de la seva mida. És a dir, no és una qüestió reservada a les grans companyies: qualsevol societat o autònom que facturi a una altra empresa acabarà dins del sistema.
El calendari d’entrada en vigor s’ha esglaonat en funció de la facturació anual, de manera que les companyies de major mida s’incorporen abans. Convé confirmar en quin tram es troba la teva empresa, perquè d’això depèn el marge real de preparació.
Què cal revisar abans
El primer punt és el programa de facturació. Ha de ser capaç d’emetre i rebre factures en un format estructurat vàlid, i no simplement generar un PDF. Molts programes de gestió ja ho contemplen, però és habitual que la funcionalitat estigui sense activar o requereixi una actualització de llicència.
El segon és el circuit intern. Cal definir qui emet, qui valida i qui arxiva, i assegurar-se que els estats de la factura (acceptada, rebutjada, pagada) es registren correctament, ja que formen part de la informació que s’ha de reportar.
El tercer és la conservació. Les factures electròniques han de poder recuperar-se íntegres i llegibles durant tot el termini de prescripció, la qual cosa a la pràctica exigeix una política de còpies de seguretat que no depengui d’un únic equip o d’una carpeta local.
Els errors que més problemes generen
El més freqüent és donar per fet que la gestoria s’ocupa de tot. L’obligació d’emetre en format electrònic recau sobre l’empresa emissora, no sobre el seu assessor, i un retard en l’adaptació del programari és responsabilitat del propi negoci.
També és habitual descuidar les dades mestres de clients i proveïdors. Un NIF mal enregistrat o una raó social desactualitzada, que fins ara es corregia sense més, pot provocar el rebuig automàtic de la factura.
La nostra recomanació
Recomanem fer una prova real abans que l’obligació sigui exigible: emetre i rebre factures electròniques amb un parell de clients i proveïdors habituals, i comprovar que el circuit complet funciona de principi a fi.
Si vols que revisem la teva situació concreta, escriu-nos i analitzem amb tu el calendari que t’aplica i els ajustos necessaris al teu sistema de facturació.
