Disponer de un canal de información confidencial ya no es cosa solo de grandes empresas. Analizamos a quién afecta, cómo implantarlo y qué responsabilidades evita una gestión correcta.
Más allá de las grandes empresas
La obligación de contar con un sistema interno de información alcanza a empresas a partir de un determinado número de trabajadores, y también a ciertos sectores con independencia de su plantilla. Muchas pymes de Barcelona que se creían fuera del ámbito de aplicación descubren que sí están obligadas.
Al margen de la obligación legal, disponer de un canal bien gestionado tiene un efecto práctico: permite que los problemas afloren internamente antes de convertirse en una denuncia ante la Inspección o en un procedimiento judicial.
Qué exige un canal correctamente implantado
No basta con habilitar un buzón de correo. El sistema debe garantizar la confidencialidad del informante, permitir comunicaciones anónimas, acusar recibo en plazo y dar una respuesta motivada dentro de un plazo máximo razonable.
Además, es necesario designar a un responsable del sistema, aprobar un procedimiento de gestión por el órgano de administración e informar de forma clara y accesible a la plantilla sobre cómo utilizarlo.
El tratamiento de datos personales dentro del canal merece atención específica: la información recibida debe conservarse solo el tiempo imprescindible y el acceso ha de estar restringido a las personas autorizadas.
Riesgos de una implantación superficial
Un canal formalmente creado pero sin procedimiento ni seguimiento real ofrece una falsa sensación de seguridad. Ante un conflicto, no acredita diligencia y puede llegar a agravar la posición de la empresa si se demuestra que la comunicación se recibió y no se tramitó.
También conviene evitar el extremo contrario: procedimientos tan complejos que nadie utiliza. La proporcionalidad respecto al tamaño y la actividad de la empresa es el criterio que mejor funciona.
Cómo lo abordamos
En AAMC acompañamos la implantación completa: análisis de si la obligación aplica, redacción del procedimiento, designación del responsable, formación básica a la plantilla y soporte en la gestión de las comunicaciones que se reciban.
Si tienes dudas sobre si tu empresa está obligada, cuéntanos tu caso y lo revisamos contigo sin compromiso.
