Disposar d’un canal d’informació confidencial ja no és cosa només de grans empreses. Analitzem a qui afecta, com implantar-lo i quines responsabilitats evita una gestió correcta.
Més enllà de les grans empreses
L’obligació de comptar amb un sistema intern d’informació abasta empreses a partir d’un determinat nombre de treballadors, i també certs sectors amb independència de la seva plantilla. Moltes pimes de Barcelona que es creien fora de l’àmbit d’aplicació descobreixen que sí que hi estan obligades.
Al marge de l’obligació legal, disposar d’un canal ben gestionat té un efecte pràctic: permet que els problemes afloren internament abans de convertir-se en una denúncia davant la Inspecció o en un procediment judicial.
Què exigeix un canal correctament implantat
No n’hi ha prou amb habilitar una bústia de correu. El sistema ha de garantir la confidencialitat de l’informant, permetre comunicacions anònimes, acusar rebuda en termini i donar una resposta motivada dins d’un termini màxim raonable.
A més, cal designar un responsable del sistema, aprovar un procediment de gestió per l’òrgan d’administració i informar de forma clara i accessible la plantilla sobre com utilitzar-lo.
El tractament de dades personals dins del canal mereix atenció específica: la informació rebuda s’ha de conservar només el temps imprescindible i l’accés ha d’estar restringit a les persones autoritzades.
Riscos d’una implantació superficial
Un canal formalment creat però sense procediment ni seguiment real ofereix una falsa sensació de seguretat. Davant d’un conflicte, no acredita diligència i pot arribar a agreujar la posició de l’empresa si es demostra que la comunicació es va rebre i no es va tramitar.
També convé evitar l’extrem contrari: procediments tan complexes que ningú no els utilitza. La proporcionalitat respecte a la mida i l’activitat de l’empresa és el criteri que millor funciona.
Com ho abordem
A AAMC acompanyem la implantació completa: anàlisi de si l’obligació aplica, redacció del procediment, designació del responsable, formació bàsica a la plantilla i suport en la gestió de les comunicacions que es rebin.
Si tens dubtes sobre si la teva empresa hi està obligada, explica’ns el teu cas i ho revisem amb tu sense compromís.
